Termini del Servizio.

5.1 I pagamenti sono gestiti tramite Stripe (sub-processor). Il Cliente accetta i termini Stripe al momento della sottoscrizione.

5.2 L'abbonamento si rinnova automaticamente, salvo disdetta tramite il portale clienti.

5.3 Il Cliente è responsabile della validità del metodo di pagamento. In caso di mancato pagamento confermato, il Servizio viene sospeso.

5.4 I corrispettivi già pagati non sono rimborsabili, salvo obblighi di legge.

5.5 Il Fornitore può modificare i prezzi dei nuovi piani con preavviso di almeno 30 giorni via email. I prezzi possono essere modificati con preavviso di almeno 30 giorni via email per i clienti con abbonamento attivo.

5.5-bis Eccezione Founding Host. Per i Clienti iscritti al piano Founding Host (€15/mese, 100 messaggi/mese), il prezzo resta invariato per tutta la durata dell'abbonamento, anche in deroga alla clausola 5.5, a condizione che l'abbonamento rimanga attivo senza interruzioni. In caso di disdetta e successiva ri-attivazione, il Cliente rientra al piano e al prezzo di listino corrente al momento della ri-attivazione, senza diritto al prezzo Founding Host originario.

5.6 Modulo Voucher (add-on). Il Cliente su piano a pagamento può attivare il Modulo Voucher al costo di €5/mese, con addebito proporzionale immediato fino al rinnovo e successivo rinnovo mensile contestuale al piano. La disattivazione è immediata e l'importo non utilizzato viene accreditato sulla fattura successiva. Per i Clienti Founding Host il Modulo è incluso senza costi aggiuntivi.

6.1 Il Servizio utilizza sistemi AI generativa (LLM) per produrre le risposte agli Ospiti.

6.2 Le risposte sono generate sulla base delle informazioni sulla casa caricate dal Cliente. Il sistema non inventa informazioni non presenti in quelle caricate.

6.3 Possono tuttavia verificarsi errori, omissioni o interpretazioni non corrette. Il Fornitore non garantisce accuratezza assoluta.

6.4 Il Servizio non prende decisioni operative. Qualsiasi risposta che implichi una decisione rimane responsabilità del Cliente.

6.5 L'Ospite viene informato, nel messaggio di benvenuto all'attivazione, che sta interagendo con un sistema AI.

7.1 Il Cliente è responsabile della correttezza, completezza e aggiornamento delle informazioni sulla casa caricate nel sistema.

7.2 Il Cliente garantisce: di avere il diritto di trattare i dati degli Ospiti, di aver fornito agli Ospiti un'informativa privacy adeguata, che le informazioni caricate non violano diritti di terzi, il rispetto delle condizioni d'uso delle piattaforme integrate.

7.3 Il Cliente si impegna a non utilizzare il Servizio per spam, marketing diretto non autorizzato, trattamento di categorie speciali di dati personali, attività illecite.

7.4 Il Fornitore può sospendere il Servizio in caso di uso improprio accertato.

8.1 Il Servizio dipende da infrastrutture fornite da terze parti. L'elenco aggiornato dei sub-processor è disponibile nella Privacy Policy.

8.2 I principali sub-processor: Twilio (messaggistica WhatsApp), Anthropic (modello AI generativo), OpenAI (embedding vettoriali), Supabase (database e autenticazione), Vercel (hosting serverless), Stripe (pagamenti), Resend (email transazionali).

8.3 Il Fornitore non è responsabile per interruzioni dei servizi terzi, modifiche alle API, blocchi del numero WhatsApp Business, downtime AI per cause esterne.

8.4 Il Servizio è fornito su base best-effort. Non è garantita la continuità assoluta.

9.1 Il Fornitore non è responsabile per danni indiretti, perdita di prenotazioni, danni reputazionali o perdite economiche derivanti dall'utilizzo o mancata disponibilità del Servizio.

9.2 La responsabilità complessiva del Fornitore è limitata all'importo pagato dal Cliente nei 12 mesi precedenti al verificarsi del danno.

9.3 Il Cliente è il solo responsabile delle comunicazioni verso i propri Ospiti, anche se generate automaticamente.

10.1 Ruoli Il Cliente è Titolare del trattamento (Data Controller) dei dati personali degli Ospiti. Il Fornitore agisce come Responsabile del trattamento (Data Processor) ai sensi dell'art. 28 GDPR, trattando i dati esclusivamente per conto e su istruzione del Cliente.

10.2 Oggetto e finalità Il trattamento riguarda i dati personali degli Ospiti (nome, numero WhatsApp, codice prenotazione, contenuto messaggi, lingua) per la finalità esclusiva di erogare il Servizio di concierge informativo automatizzato descritto all'art. 2.

10.3 Istruzione documentata Il Fornitore tratta i dati personali degli Ospiti solo su istruzione documentata del Cliente. Le istruzioni del Cliente sono incorporate nelle presenti Condizioni e nella configurazione del Servizio (Knowledge Base, impostazioni struttura). Il Fornitore non tratta i dati per finalità proprie. Se una norma di legge impone al Fornitore un trattamento ulteriore, il Fornitore ne informa il Cliente salvo divieto di legge.

10.4 Riservatezza del personale Il Fornitore garantisce che le persone autorizzate al trattamento (collaboratori, sistemisti) siano vincolate da obblighi contrattuali di riservatezza o da obblighi legali equivalenti.

10.5 Misure di sicurezza (art. 32 GDPR) Il Fornitore adotta misure tecniche e organizzative adeguate: cifratura delle comunicazioni in transito (HTTPS/TLS), controllo accessi a livello database (Row Level Security), separazione logica dei dati tra Clienti distinti, accesso ai sistemi limitato al personale autorizzato, monitoraggio degli accessi anomali. Le misure sono aggiornate in risposta all'evoluzione del rischio.

10.6 Sub-Responsabili (sub-processor) Il Cliente autorizza il Fornitore ad avvalersi dei sub-processor elencati nella Privacy Policy (Supabase, Vercel, Anthropic, OpenAI, Twilio, Stripe, Resend, Upstash). In caso di aggiunta o sostituzione di un sub-processor, il Fornitore notifica il Cliente via email con almeno 14 giorni di preavviso. Il Cliente può opporsi entro tale termine; in assenza di opposizione, il nuovo sub-processor si intende autorizzato. I sub-processor sono vincolati da obblighi di protezione dati equivalenti a quelli del presente DPA.

10.7 Trasferimento extra-UE Alcuni sub-processor hanno sede negli Stati Uniti. I trasferimenti avvengono sulla base di Clausole Contrattuali Standard (SCC) approvate dalla Commissione Europea o di garanzie equivalenti. Il dettaglio delle garanzie per ciascun sub-processor è indicato nella Privacy Policy.

10.8 Assistenza al Titolare Il Fornitore assiste il Cliente, nella misura del possibile e compatibilmente con la natura del trattamento, nel dare seguito alle richieste di esercizio dei diritti degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione). Le richieste vanno inviate a info@smartost.io. Il Fornitore risponde entro 72 ore lavorative con le informazioni disponibili.

10.9 Notifica violazioni (art. 33 GDPR) In caso di violazione dei dati personali (data breach) che coinvolga i dati degli Ospiti, il Fornitore notifica il Cliente senza ingiustificato ritardo e comunque entro 72 ore dalla scoperta, fornendo: natura della violazione, categorie e numero approssimativo di interessati coinvolti, misure adottate o proposte. Il Cliente rimane responsabile della eventuale notifica al Garante e agli interessati.

10.10 Audit e ispezioni Il Fornitore mette a disposizione del Cliente tutte le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto degli obblighi del presente DPA e consente e contribuisce alle attività di revisione, comprese le ispezioni, condotte dal Cliente o da un revisore da questo incaricato. Le richieste di audit vanno inviate con almeno 30 giorni di preavviso a info@smartost.io. I costi delle attività di audit sono a carico del Cliente.

10.11 Fine del trattamento Alla cessazione del contratto, il Fornitore cancella tutti i dati personali degli Ospiti entro 30 giorni, salvo obblighi di conservazione previsti dalla legge. I dati account Host sono conservati per 30 giorni aggiuntivi per consentire la riesportazione, dopodiché eliminati definitivamente. Su richiesta scritta del Cliente, il Fornitore fornisce conferma dell'avvenuta cancellazione.

10.12 Responsabilità del Cliente Il Cliente garantisce di disporre di una base giuridica valida per il trattamento dei dati degli Ospiti, di aver fornito agli Ospiti un'informativa privacy adeguata e di aver ottenuto i consensi eventualmente necessari. Il Fornitore non è responsabile per violazioni GDPR derivanti da istruzioni errate o illecite del Cliente.

11.1 Il Fornitore si impegna a mantenere il Servizio operativo con ragionevole continuità. Non è garantita un'uptime minima contrattualizzata per i piani Free e Host.

11.2 Le manutenzioni programmate saranno comunicate con ragionevole preavviso tramite email o dashboard.

12.1 Il Fornitore può modificare funzionalità e limiti del Servizio. Le modifiche sostanziali saranno comunicate con preavviso di almeno 15 giorni.

12.2 Le presenti Condizioni possono essere aggiornate. Il Cliente sarà notificato via email. Il proseguimento nell'utilizzo del Servizio costituisce accettazione delle nuove Condizioni.

12.3 Il piano Free è offerto a discrezione del Fornitore. Il Fornitore si riserva il diritto di modificare, limitare o sospendere il piano Free in qualsiasi momento e senza preavviso. I Clienti attivi sul piano Free saranno notificati via email dell'avvenuta modifica.

13.1 Il contratto ha durata indeterminata e si rinnova automaticamente su base mensile per i piani a pagamento.

13.2 Il Cliente può interrompere l'utilizzo in qualsiasi momento tramite il portale clienti. La disdetta ha effetto alla fine del periodo in corso.

13.3 Il Fornitore può sospendere o terminare il Servizio in caso di violazione delle presenti Condizioni, uso illecito o mancato pagamento.

13.4 Alla cessazione, i dati del Cliente sono conservati per 30 giorni e successivamente eliminati, salvo obblighi di legge.

15.1 Le presenti Condizioni sono regolate dalla legge italiana.

15.2 Il foro competente per qualsiasi controversia è quello di Cagliari, salvo diverso accordo scritto.